9 Ábendingar um árangursríka fundi á Netinu

Nýlega skrifaði við vinsæl grein um hvernig á að eiga árangursríkar fundi. Sumir bentu á að á netinu fundi krefst sérstakra hæfileika og það getur verið erfitt að fylgja sömu ráðum sem við gafst fyrir í persónulegum fundum. Með svo mörgum sem vinna heima, virtist það vera góð hugmynd að takast á við þessar tegundir af fundum. Þar sem ég vinn aðallega heiman að frá, er gott hlutfall af fundum mínum búið til með því að nota myndbandsupptöku og skjáramiðlun. Eftir að hafa gert þetta í nokkur ár, hér eru nokkrar af bestu ráðunum sem ég myndi bjóða fyrir fólk sem byrjar að gera á netinu fundi.

1. Vertu með áherslu

Það er auðvelt að fá annars hugar eða reyna að vinna multi-verkefni þegar þú ert á netinu fundi. Ekki gera þetta. Sérstaklega ef þú ert á myndbandinu skaltu vera með áherslu á fundinn og ekki láta hundinn þinn eða börnin koma inn á skrifstofuna eða mæta á myndavélinni. Ef þú ert líkamlega á fundi færðu nærveru þína nokkrar "stig" fyrir athygli, jafnvel þótt þú ert doodling eða að horfa út um gluggann. Með á netinu fundi getur jafnvel lítill fjöldi af truflun gert þér kleift að líta út eins og þú ert ekki að borga neina athygli á öllum.

Ég hef gert myndskeiðsráðstefnur þar sem einn einstaklingur hélt áfram að gera hlé eða afvegaleiddur með öðrum símtölum osfrv. Á myndbandstónleikum kemur það yfir eins og 10 sinnum meira ópersónulega en persónulega.

2. Fáðu tækni rétt

Gertu ráð fyrir að tæknin sé að vera vandamál og gefa þér marga möguleika og næga tíma til að fá allt rétt. Hér eru nokkur atriði sem þarf að íhuga að gera:

Endurræstu tölvuna þína fyrirfram. Ef þú þarft stundum að endurræsa tölvuna þína til að koma í veg fyrir að það fari niður, þá skaltu gera þetta á undan fundinum. Þú vilt ekki neyða alla til að bíða meðan þú endurræsir vélina þína.

Tengdu 10 til 15 mínútur snemma. Ef það eru einhver vandamál, viltu ganga úr skugga um að þú veist um þau á undan tíma. Þetta er sérstaklega satt ef þú ert að nota vefur fundur kerfi sem þú þekkir. Það kann að vera lítið námslína og þar geta verið nokkrar verkfæri sem þarf að hlaða niður og setja upp.

Hafa aðrar tengingarupplýsingar tiltækar. Margir lausnir á vefnum fundur leyfa þér að nota hljóð á tölvunni þinni eða í gegnum síma. Gakktu úr skugga um að þú hafir þær upplýsingar sem þú þarft til að tengjast báðum leiðum. Ef tengingarvandamál gera myndbandið þitt svolítið ruddalegt, er það ekki stórt mál, en ef fólk skilur ekki hvað þú segir að þú munt ekki geta lagt sitt af mörkum.

Gakktu úr skugga um að nettengingin þín sé ekki mettuð. Ekki reyna að gera myndstefnu meðan einhver annar er að reyna að hlaða upp öllu DVD af gögnum. Upphafshraði er oftast á flöskuhálsi þínum, en það virkar á báðum vegu. Rödd er sérstaklega viðkvæm fyrir tengingarhraða þínum, þannig að ef þú átt í vandræðum skaltu reyna að nota símann til raddstengingarinnar svo að þú getir heyrt og heyrst greinilega í lágmarki.

Hafa öryggisafrit sem þú getur auðveldlega skipt yfir í. Ef þú gerir mikið af vídeó fundur frá heimili, það er líklega þess virði að hafa öryggisafrit internetið tengingu. Á mörgum stöðum er hægt að fá DSL línu fyrir $ 15 til $ 30 á mánuði. Hins vegar er það aðeins gagnlegt ef þú veist hvernig á að skipta yfir í það fljótt ef eitthvað fer niður.

Lokaðu öðrum forritum. Ekki reyna að gera myndstefnu meðan myndvinnsluforritið þitt eða fullt af stórum Photoshop skrám eru opnar. Lokaðu forritum sem þú þarft ekki. Þetta mun draga úr líkurnar á að tölvan þín hrynji og auka auðlindirnar sem eru tiltækar til að gera myndskeiðið.

Notaðu UPS. Þú vilt ekki fá bankað án nettengingar ef mátturinn blæs af og aftur á. Gakktu úr skugga um að þú hafir allt samskiptatækið þitt boginn upp í öryggisafrit. Ef tölvan þín er á öryggisafrit af rafhlöðu, en kapalnetið þitt er ekki, hefur þú ennþá veikan hlekk ef mátturinn fer út.

3. Fylgdu með tölvupósti samantekt

Á alvöru fundi koma sum verðmætir hlutar fram eftir fundinn. Fólk talar um hvað þeir ætla að gera, skýra skuldbindingar osfrv. Reyndu að endurskapa þetta ef þú getur. Sendi út samantekt á tölvupósti um hvaða ákvarðanir voru gerðar og hver hefur skuldbundið sig til þess sem mun hjálpa til við að ganga úr skugga um að það séu engar misskilningar og hjálpa til við að búa til skrá sem allir geta notað.

4. Rökið kurteislega

Eins og Brian bendir á, þá er hægt að halda því fram að það sé gott fyrir fundi, en þú getur ekki haldið því fram á sama hátt á myndstefnu eins og þú getur persónulega án þess að verða skíthæll. Þú ættir samt að halda því fram. Eins og við höfum sagt, mikilvægasti hluti fundarins er að vinna í gegnum ágreiningur og grípa hugmyndir. Samt sem áður þarftu að vera sérstaklega varkár til að vera kurteis þar sem þú hefur óhagræði þegar það kemur að því að ekki er munnleg samskipti. Líkamsmál þitt og líkamsþáttur er ekki að fara að flytja eins vel í gegnum myndavélina eins og þeir gera í eigin persónu, þannig að þú segir að hlutirnir verði miklu mikilvægari.

Hér eru nokkrar leiðir til að halda því fram kurteislega:

Stattu stöðu annars manns með samúð. Þetta hjálpar til við að sýna að þú skiljir hvað þeir voru að segja. Bætir setningar eins og "Ég sé af hverju þú heldur að þetta sé mikilvægt" og "Ég get séð gildi þessarar frá XYZ sjónarhorni." Að sýna þér skilning einhvers og mikilvægi stöðu þeirra er mjög mikilvæg leið til að fá þau til að skilja þinn Sjónarhorn vegna þess að það heldur þeim að vera varnarlaus.

Vertu með áherslu á málið - ekki fólkið. Vertu mjög varkár ekki að gera neitt sem myndi líta út eins og persónulegt árás.

Bíðið eftir að tilgreina stöðu þína. Ekki byrja að tala við hálf-mótuð hugmynd. Það er ekki óraunhæft að skrifa nokkur orð sem lýsa rökum þínum áður en þú byrjar að tala. Mundu að þú ert með óviðeigandi samskipti óhagræði, svo munnleg samskipti þín verða að vera glær og auka sannfærandi.

Taktu einhverju fjandskap, jafnvel þótt hún sé minniháttar. Segja hluti eins og, "Ég veit að þú ert mjög þakklátur um þetta og ég þakka ástríðu þína" getur hjálpað til við að halda hlutum einbeitt að hugmyndunum og hjálpa dreifðu fjandskap milli einstaklinga.

Áætlun á undan. Ef þú veist að einhver umræða er líkleg til að verða umdeild, áætlun fyrirfram. Ef þú veist að Joe gæti orðið reiður um hugmyndina þína, en Susan styður það, talaðu við Susan fyrirfram. Kannski geturðu bæði kynnt hluta af stöðu þinni þannig að Joe er ekki einbeittur að einum einstaklingi. Kannski getur Susan kynnt hugmyndina af því að hún hefur betra samstarf við Joe og mun vera á sama herbergi með honum svo að hún sé ekki í samskiptum óhagganum.

Fylgstu með fólki í símanum. A fljótlegt símtal til nokkurra manna eftir fundinn getur verið dýrmætt til að tryggja að það séu engar erfiðar tilfinningar. Þetta getur hjálpað til við að endurtaka nokkrar af þeim samskiptum sem eiga sér stað eftir að einstaklingur fundur á sér stað þegar fólk fer aftur til þeirra skrifborð.

5. Komdu undirbúið

Gakktu úr skugga um að þú hafir allt undirbúið fyrir fundinn. Vídeó fundur mun hafa tilhneigingu til að stækka hvers kyns skortur á undirbúningi af þinni hálfu, svo vertu viss um að þú hafir einhverjar skjöl eða skrár þar sem þú getur auðveldlega fengið þau án þess að þurfa að líta í kring. Í raunveruleikanum, sem halla sér að líta í skjalatrið þitt, getur ekki verið stórt mál, en ef þú hverfur frá skjánum til að fá eitthvað, getur það gert þig að líta út eins og þú gerðir ekki vinnu þína. Flest af þeim tíma, viltu ekki hverfa af skjánum ef þú getur hjálpað henni.

6. Skoðaðu myndavélina

Besta myndavélarkerfi gerir þér kleift að horfa á fólk þegar þú horfir beint á myndavélina. Gera þín besta til að setja myndavélina þína með þetta í huga. Ef þú horfir til vinstri á mynd af öðru fólki og myndavélin er til hægri, lítur það út eins og þú ert bara að glápa út á hliðina. Ef þú getur ekki séð bæði, er það venjulega góð hugmynd að horfa á myndavélina þína til þess að gefa öllum öðrum augnhafa. Ef skjárinn sýnir þér forskoðun á myndinni skaltu reyna að setja myndavélina og gluggann þannig að það lítur út fyrir að þú sért að leita sjálfur í auganu.

7. Hreint, truflunargrundur bakgrunnur

Vertu mjög meðvituð um hvað er í bakgrunni á bak við þig eða á borðinu fyrir framan þig. Prófaðu að halda skrifstofunni þinni eins hreint og ringulreið frjáls og mögulegt er. Vertu mjög varkár um að hafa fólk að ganga á bak við þig. Það getur verið truflandi, lítur óprófandi og þeir geta endað að gera eitthvað vandræðalegt. Fréttir forrit eins og að sýna öllum sérfræðingum sínum erfitt að vinna á bak við þá á tölvum sínum. Í nýlegri fjárhagsútvarpi sýndi starfsmaður að horfa á sundfötmyndir á skjánum sínum í bakgrunni. Helst viltu hafa skrifborðið þitt þannig að fólk geti ekki gengið á bak við þig. Ef þú vinnur heima, vilt þú ekki einn af krökkunum þínum að keyra í bakgrunni.

8. Notaðu góða myndavél

Þó að innbyggður myndavélin á fartölvu þinni geti virkað, þá muntu líklega hafa betri gæði með ytri myndavél. Ég nota DV-myndavél sem er boginn í tölvuna mína með Firewire og það framleiðir mjög góðar niðurstöður. Það gæti haft gagn af þér að taka nokkurn tíma til að skilja hvernig hvítt jafnvægi virkar á myndavélinni þinni. Ég hef gert nokkrar á netinu fundi með fólki sem lítur út eins og þeir eyddu bara 10 klukkustundum í sútunargrjóni vegna þess að myndavélin gerir húðlitin lítinn björt. Þó að það sé ekki stór samningur, því meira faglegur þú getur litið, því betra. Annar eiginleiki mér líkar við myndavélina mína er fjarstýringin. Þetta auðveldar mér að ramma myndina án þess að þurfa að ná til myndavélarinnar eða yfirgefa myndina.

Vertu viss um að þú hafir nægilegt ljós. Ef myndavélin þín er með innbyggðan ljós skaltu reyna að kveikja á henni. Að opna skugga eða kveikja á öðru ljósi getur haft mikil áhrif á hversu góð myndin þín lítur út fyrir aðra þátttakendur.

9. Loka á réttum tíma

Þú vilt að fólk birtist á réttum tíma fyrir mikilvæga fundinn þinn. Þú þarft að gefa þeim sömu stigi virðingu og enda þegar þú segir að þú munir ljúka. Ef þú heldur áfram að fylgjast með tímaáætlun dagskrárinnar, ætti ekki að vera of erfitt að ljúka á réttum tíma og endar snemma, það er alltaf gott.