TPS fyrir góða fjarlægð fundi

Ábendingar um góða fjarlægð fundi

Fjarlægð fundir spara tíma og framleiða hraðar niðurstöður

Sumir kostir fjarskiptasamninga eru:
• Minnka eða útrýma ferðakostnaði
• Auka fyrirtæki skilvirkni - ferðatími verður vinnutími
• Draga úr streitu meðal starfsmanna - jafnvægi milli vinnu og lífs
• Strax og skyndilega
• Umhverfisvæn

Ábendingar um góða símafund

Undirbúningur (ef fundur stýrir)

• Tilgangur. Hafa skýr markmið fyrir fundinn og hvað þú átt von á frá þátttakendum. Er það fundur fyrir upplýsingar, umræðu eða ákvörðun?
  • Rétt fólk. Bjóddu réttu fólki, fólki sem bætir eitthvað við fundinn og það fær eitthvað út úr því.
  • Nauðsynlegar lestur. Senda út nauðsynlegar lestur til þátttakenda og persónuleg athugasemd við hvern þátttakenda um hvað er gert ráð fyrir af þeim. Eru þeir búnir að koma með ákveðnar upplýsingar til fundarins eða útskýra eitthvað sérstaklega.
  • Hreinsa dagskrá. Sendu út dagskrá og lista yfir þátttakendur í góðan tíma fyrir fundinn.
  • Tilkynna. Útskýrið hvernig á að taka þátt í fundinum (símanúmer og hvaða PIN-númer) eða hvort símtali verði send til þátttakanda.
  • Próf. Áður en þú ferð á fyrsta fundinn skaltu fara á nokkrar prófanir og prófa ýmsar aðgerðir. Það gæti verið að skiptiborðið þitt krefst sérstakar skipanir til að hringja í marga aðila - hafðu samband við símafyrirtækið þitt.
  • Skjalfesting. Hvernig mun fundurinn vera skjalfestur? Það er góð hugmynd að nota upptökutækið.
  • Hafðu þetta einfalt. Ef fundurinn er endurtekin skaltu bæta þátttakendum sem hóp í ráðstefnuhandbókinni eða bæta við einstökum tengiliðum í símaskránni.
  • Byrja og ljúka á réttum tíma. Byrjaðu alltaf fundinn á ákveðnum tíma, jafnvel þótt þátttakendur vantar.
  (Áform um stutt hlé ef fundurinn þarf að framlengja).
  • Fylgdu og fylgdu með. Samantekt, fylgjast með og sendu út fundargerðir beint eftir fundinn. [Setja frest og láttu alla vita hver ber ábyrgð á því].

Á fundinum (ef fundur stýrir)

• Kynningar. Velkomin og kynna alla. Þetta gerir fundinn vel í byrjun og tryggir ánægjulegt andrúmsloft, jafnvel fyrir þá sem eru á staðnum. Ef fundurinn er ekki mjög stór (allt að 10 eða svo þátttakendur) skaltu biðja þátttakendur að kynna sig stuttlega til að fá eyra fyrir rödd sína. Reyndu alltaf að búa til andrúmsloft sem gefur fólki tilfinningu að sitja saman, jafnvel þeir sem taka þátt á öðrum stöðum.
  • Fundargerðir. Taktu minnispunkta eða skipaðu ritara sem getur tekið mínútur og hefur aðgang að upptökunni ef maður er búinn að gera það.
  • Dagskrá. Sá sem leiðir fundinn útskýrir hvað fundurinn snýst um og hversu lengi það muni hlaupa og gefur stutt yfirlit yfir dagskrá.
  • Truflanir. Byrjaðu fundinn með því að útskýra grunnreglur fyrir fundinn og hvað getur truflað.
  Þú skalt ekki lesa tölvupóst, vafra á snjallsímanum þínum, vinna með öðrum verkefnum o.fl.
  • Brot. Ef fundurinn rennur lengur en 45 mínútur, taktu hlé til að leyfa fólki að teygja fæturna í 10-15 mínútur áður en haldið er áfram.
  • Ná samkomulagi. Áður en þú ferð að nýju hlutverki skaltu fylgjast með hinum ýmsu þátttakendum til að sjá hvort einhver vill segja neitt. Þetta gerir öllum finnst þátt.
  • Dynamic. Stjórna og huga að virkni í hópnum. Gakktu úr skugga um að allir fái orð í málinu sem fjallað er um, takast á við átök.
  • Útskýra. Ef eitthvað gerist í herberginu (það gæti kannski orðið að hlæja), útskýrið hvað er að gerast fyrir alla sem taka þátt í síma til að tryggja að allir líði með.
  • Tími til spurninga. Setja til hliðar tíma til að takast á við einhverjar spurningar.
  • Ný fundur. Ef það er mál sem þarf að fylgjast með skaltu samþykkja tíma fyrir næsta fund.

Eftir fundinn (ef fundur stýrir)

• Fylgdu og fylgdu með. Samantekt, fylgjast með og sendu út fundargerðir beint eftir fundinn. Setja frest og láta alla vita hver ber ábyrgð á því.

Fyrir þá sem taka þátt í fundi (á afskekktum stað)

• Friður og ró. Reyndu að finna eins rólega stað til að sitja og mögulegt er.
• Garður upp. Ef þú ert að taka þátt í bílnum þínum, skráðu þig á öruggan hátt, td í bílnum, áður en þú tekur þátt í fundinum.
• Slökkvið á hljóðnemanum. Ef þú situr einhvers staðar með miklum bakgrunni, td á flugvelli eða í bíl eða kaffihús, slökkva á hljóðnemanum þegar þú ert ekki að tala.
• Vertu tilbúinn á nægan tíma. Gakktu úr skugga um að þú sért í góðan tíma fyrir fundinn til að gefa þér tækifæri til að spjalla við aðra þátttakendur áður en fundurinn hefst (á sama hátt og fólk á ráðstefnuherbergi saman myndi gera það).
• Kynna þig. Ef þú hefur eitthvað að segja, vertu viss um að fólk viðurkenni röddina með því að kynna þig fyrst.
• Halda fólki upplýst. Ef þú færð ótengdur (léleg móttökur osfrv.) Skaltu hringja strax og á þægilegan hátt láta aðra þátttakendur vita að þú hefur verið í burtu um stund.
• Fókus. Einbeittu þér að fundinum. Ekki lesa tölvupóst eða gerðu aðra hluti á fundinum.