Hvernig Til Forðastu Vídeó Fundur martraðir

Tenveo conference camera.png

Vídeó fundur er árangursríkur og ódýrari leið til að vera í sambandi við starfsmenn og viðskiptavini, en það eru einhverjar fallhýsingar til að forðast.

Sama hvaða iðnaður þú ert í, þú hefur sennilega upplifað að minnsta kosti nokkrar myndsímafundir. Þó að þessi símtöl krefjast örlítið meiri búnaðar en hljóð fundur, fylla þeir þörf fyrir augliti til auglitis tíma sem ekki er hægt að meta án þess að eiga samkomur. Í raun hefur vinsældir myndbandsupptöku sprakk á undanförnum árum og það er af ýmsum ástæðum.

Í fyrsta lagi myndskeiðsgreining sparar tíma og peninga. Samkvæmt rannsókn PGi finnur fyrirtæki sem nota reglulega vídeó fundur 30% dýfa í heildarkostnaði, þar með talið hótel, flugfargjöld, eldsneyti, leigubíl, bílaleigur og matvælaframboð. Í samlagning, vídeó fundur getur leitt til meiri skilvirkni og framleiðni. Annar kostur á myndbandsupptöku er að það vekur tilfinningu fyrir einingu meðal dreifðra starfsmanna sem teljast eða vinna í mismunandi borgum. Stundum þarftu bara augliti til auglitis.

En vídeó fundur kemur með áskorunum sínum líka. Hefurðu einhvern tíma tekið þátt í símtali sem var svo slæmt skipulögð eða með svo margar tækniflokkar, að það var eins og sóun á tíma? Flestir hafa líklega. Þess vegna er mikilvægt að gera allt sem þú getur til að koma í veg fyrir eftirfarandi móttökur fyrir vídeó fundur, hvort sem þú ert gestgjafi eða þátttakandi.

Bakgrunnur hávaði. Mikið gagn af vídeó fundur er að það gerir þér kleift að vinna hvar sem er, jafnvel heimili þínu. En mundu, markmið þitt er enn að vera eins faglegur og mögulegt er. Það þýðir að þú ættir að útrýma óvenjulegum hávaða, þar með talið hundaberki og barnabörn. Lokaðu þér í rólegu herbergi án truflana. Ef þú veist að þú munt hafa mikilvægt símtal, senda börnin til ömmu og lokaðu hundunum í öðru herbergi.

Óvirkir truflanir. Ekki vera 'þessi manneskja' sem gleymir að slökkva á sjálfum sér þegar þú talar við aðra í herberginu, svarar öðru símtali eða gleymir því að panta kaffibolla. Ef þú þarft að stíga í burtu frá símtali skaltu slökkva á þér, sama ástæðu.

Muted samtal. Á hinn bóginn, ekki gleyma að slökkva á sjálfum þér þegar þú ert að tala við þig. Hver veit hversu margir óteljandi mínútur og klukkustundir hafa tapast í lífi okkar, þökk sé óvæntum stökkbreytingum!

Spotty tenging. Það er ekkert pirrandi en að vera smellt á myndsímtal. Ekki bara missir þú hluti af fundinum, en þú eyðir tíma og orku og reynir að komast aftur. Vertu viss um að hafa traustan internettengingu hvar sem þú ert að vinna og veit hvernig á að endurræsa það ætti það að fara út. Einnig, hafa afrit uppspretta til að tengja ef mögulegt er; Til dæmis, ef það er forrit fyrir myndbandsforritið þitt skaltu setja það á snjallsímann og vita hvernig á að nota það ef þörf krefur.

Static eða truflun. Það er ekki flott þegar einhver missir hvert annað orð sem þú segir (eða öfugt). Stundum er tækni bara dýrið og það er engin leið til að koma í veg fyrir það. En ein leið til að draga úr líkum á truflunum eða truflunum er að allir þátttakendur slökkva á símanum nema þeir tala.

Óþekkt hátalari. Þegar margir eru á línunni getur verið erfitt að muna hver er hver. Jafnvel ef forritið sem þú ert að nota gefur þér kennsl á skaltu tilgreina nafnið þitt og deild áður en þú segir eitthvað sem er mikilvægt. Þetta mun hjálpa þeim sem þú þekkir ekki vel að fá stilla áður en þú segir orð.

Echo miðstöð. Stundum er óútskýranlegt echo á myndsímtali. Ef þetta gerist skaltu reyna að þrengja það niður í tiltekna manneskju eða biðja alla um að hringja í. Ef það leysir ekki málið, vertu tilbúinn með annarri brú eða línu til að taka þátt í fólki.

Til viðbótar við þessar móttökur fyrir myndatökur eru hér nokkrar ábendingar um bestu starfsvenjur við undirbúning myndsímtala:

Ef þú ert að skipuleggja fund, vertu viss um að það sé í raun nauðsynlegt. Næstum öll okkar hafa hengt upp úr símtali og hugsað, "Jæja, það gæti verið náð með tölvupósti!" Hjálpaðu þátttakendum að halda áfram með skýran og nákvæma dagskrá. Vertu viss um að láta tíma í lok fyrir spurningar.

Vertu vel við myndatökutækni áður en fundurinn hefst. Ekki bíða fyrr en fimm mínútum áður en símtalið byrjar að reyna að skrá þig inn í fyrsta sinn. Ef þú ert fundarstjórinn skaltu keyra próf áður. Spyrðu starfsmann til að taka þátt í æfingarfundinum þínum svo þú getir horfið á að veita aðgang að skjánum, stökkbreyttum og ómótandi þátttakendum og fleira.

Notaðu nóg af lýsingu. Það skiptir ekki máli hvar þú ert á fundinum, skrifstofunni, heimili þínu, osfrv, vertu viss um að það sé nægilegt lýsing svo aðrir geti séð andlit þitt. Ekki leyfa sjálfum þér að vera baklýsingu eða andlit þitt gæti birst dökk. Vertu viss um að ljósið sé að koma fyrir framan þig eða frá hliðinni.

Gakktu úr skugga um að bakgrunnurinn sé ekki truflandi. Það er ekki mjög faglegt að hafa haug af þvotti eða leikföng barnanna dreifðir á bak við þig. Í staðinn, farðu einfaldlega og látlaus. Klæða sig á viðeigandi hátt. Þú ert ennþá atvinnumaður, svo ef það er hljóðráðstefna skaltu fylgjast með hárið, fötunum og fötunum. Sérstaklega skaltu klæðast stökkbreyttum, hlutlausum eða Pastel litum; engin rönd, pólka punkta, plaids eða eitthvað annað sem gæti truflað á skjánum. Haltu vefmyndavélinni þinni í augnhæð eða aðeins hærra. Weird sjónarhorni er einnig truflandi. Íhuga að kaupa góða hljóðnema, sérstaklega ef þú gerir mikið af myndsímtölum. Óákveðinn greinir í ensku utanáliggjandi USB hljóðnema er frábær velja. Vertu með áherslu á símtalið. Mundu að fólk getur séð þig, svo ekki reyna að vinna multi-verkefni á myndstefnu þinni. Horfðu í myndavélina. Of margir stara á eigin mynd á skjánum í staðinn, en það gerir það að virðast (til allra annarra) eins og þú sért að horfa niður. Þú munt ekki rekast eins faglega og rétt eins og þú vilt vera. Mundu að vídeó fundur er bara eins og allir tækni í því að það eru margir kostir og viðfangsefni. Sem betur fer geta margir af þessum áskorunum komið í veg fyrir smáþekking, vandræða og þolinmæði. Svo gerðu þig tilbúin og kafa inn á næsta myndbandstæki á netinu með vellíðan. Ljós, myndavél, aðgerð!